Privacy- & Gegevensbeschermingsbeleid

ARİA RESORT OTELCİLİK TURİZM SAN. VE TİC. A.Ş.
INFORMATIE VOOR KLANTEN OVER DE BESCHERMING EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Doel

Aria Resort Otelcilik Turizm San. Ve Tic A.Ş. (“Onderneming”) streeft ernaar de persoonsgegevens van haar klanten die natuurlijke personen zijn te verwerken overeenkomstig de Turkse Wet nr. 6698 inzake de bescherming van persoonsgegevens (“Wet bescherming persoonsgegevens”) en overige toepasselijke wetgeving.

Wij informeren u dat de persoonsgegevens die u als klant aan de Onderneming hebt verstrekt of zult verstrekken en/of die de Onderneming op enige andere wijze verkrijgt, door de Onderneming als “verwerkingsverantwoordelijke” worden verwerkt:

Binnen de doeleinden waarvoor verwerking noodzakelijk is, in samenhang met en beperkt tot deze doeleinden en op evenredige wijze;
Met behoud van de juistheid en actualiteit van de gegevens zoals door u of anderszins aan de Onderneming verstrekt;
Door registratie, opslag, bewaring, herordening en verstrekking aan wettelijk bevoegde instanties, overdracht en verstrekking aan derden in Turkije of het buitenland onder de voorwaarden van de Wet bescherming persoonsgegevens, classificatie en overige in die wet genoemde verwerkingen en handelingen.

Deze informatie beoogt de voortzetting en ontwikkeling van de activiteiten van de Onderneming overeenkomstig de beginselen van de Wet bescherming persoonsgegevens.

2. Verzameling van persoonsgegevens van klanten die natuurlijke personen zijn en verzamelmethoden

De Onderneming verwerkt uw persoonsgegevens voor de in deze informatie genoemde doeleinden. Bij een wijziging van de verwerkingsdoeleinden wordt uw afzonderlijke toestemming gevraagd.

De door de Onderneming verzamelde en gebruikte persoonsgegevens van klanten omvatten met name het volgende:

Categorie persoonsgegevens	Inhoud van de persoonsgegevens
Identiteitsgegevens	Documenten zoals rijbewijzen, paspoorten en kopieën van identiteitsbewijzen met voor- en achternaam, Turks identificatienummer, fiscaal identificatienummer, nationaliteit, namen van moeder en vader, geboorteplaats en -datum en geslacht, evenals handtekening/paraaf.
Contactgegevens	Telefoonnummer, fax, volledig adres, land, stad en e-mailadres, inclusief zakelijke e-mailadressen.
Financiële gegevens	Kaartnummer, kaarttype, vervaldatum, kamernummer, kaartautorisatiebewijs, betalingsinformatie, factuurgegevens en prijs.
Bijzondere categorieën persoonsgegevens	Gezondheidsgegevens; bloedgroep en religie op het identiteitsbewijs/rijbewijs.
Overige gegevens	Gegevens zoals voertuiginformatie, informatie over evenementen en lidmaatschapsnummer.
Beroepservaring	Gegevens zoals beroep, beroepsgroep, bedrijfsnaam en functie van de betrokkene.
Klanttransactiegegevens	Registraties van het gebruik van producten en diensten, daarvoor benodigde instructies en verzoeken van de klant, contractnummers, kenteken, bankcode, rekeningnummer, aantal verblijfsdagen, kamernummer en aanvraagdatum.
Gegevens voor beveiliging van de gebouwen	Voertuigfoto’s, foto’s van personen en camerabeelden.
Transactiebeveiligingsgegevens	Persoonsgegevens om de technische, administratieve, juridische en commerciële veiligheid bij de bedrijfsactiviteiten te waarborgen, waaronder gegevens die een transactie aan de betrokken persoon koppelen en diens bevoegdheid aantonen, zoals wachtwoordgegevens.
Personeelsgegevens	Foto.
Marketinggegevens	Gegevens op het reserveringsscherm tijdens het reserveringsproces.

Uw persoonsgegevens worden vóór, na en gedurende de contractuele relatie verzameld via alle informatie, registraties en documenten die u aan de Onderneming verstrekt, die van derden worden verkregen of om wettelijk voorgeschreven redenen van overheidsinstellingen worden ontvangen; via fysieke of elektronische kanalen om wettelijk voorgeschreven redenen; en via camera’s in de gebouwen van de Onderneming.

3. Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

De Onderneming kan uw persoonsgegevens onder meer voor onderstaande doeleinden verwerken.

De verwerking dient ter nakoming van wettelijke verplichtingen en vereisten uit onder andere de Verordening betreffende de betrekkingen van toeristische ondernemingen met het ministerie, met elkaar en met klanten, de Wet inzake identiteitsmelding en overige wetgeving.

Ter nakoming van wettelijke verplichtingen uit deze voorschriften en overige toepasselijke wetten, verordeningen en bekendmakingen, met name:

Ontvangen van reserveringsaanvragen van klanten;
Reserveren voor de door de klant gewenste datums;
Ontvangen van reserveringsgegevens;
Versturen en bewaren van reserveringsbevestigingen;
Inchecken van de klant en registratie in het systeem;
Indienen van identiteitsmeldingen van klanten;
Afhandelen van verblijf en uitchecken;
Reserveren via de mobiele applicatie;
Afhandelen van groepsreserveringen;
Reserveren van transfers op verzoek van de klant;
Reserveren van excursies op verzoek van de klant;
Verlenen van wasservices aan de klant.

Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst, met name:

Versturen van prijsopgaven;
Verzamelen van creditcardgegevens voor betaling;
Controleren van creditcardgegevens en verifiëren van de identiteit voor betaling;
Bewaren van reserveringsgegevens;
Informeren van hotelafdelingen over VIP-klanten en klantvoorkeuren;
Bijhouden van informatie over bezoekers van de klant;
Bijhouden van uitcheckprocedures via de mobiele applicatie;
Versturen van dagelijkse analyses naar afdelingen;
Sluiten van overeenkomsten met reisbureaus;
Onderling controleren van klantnamen;
Versturen van kaartautorisatiegegevens;
Ontvangen van bijzondere klantverzoeken;
Gebruiken van aliassen ter bescherming van de privacy van klanten;
Informeren van hotelafdelingen over incidenten en verzoeken van klanten;
Bijhouden van de ontvangst van gasten;
Bijhouden van krantenvoorkeuren;
Ontvangen van aanvragen voor recepties, bijeenkomsten, bruiloften en evenementen;
Opstellen van prijsopgaven;
Informeren van medewerkers over klantincidenten;
Bijhouden van klantfeedback;
Presenteren tijdens wekelijkse leidinggevendenvergaderingen;
Beoordelen van klantreacties;
Reserveren van restaurants op verzoek van de klant;
Aanmaken van een klantenkaart;
Uitgeven van elektronische facturen;
Controleren en archiveren door de omzetcontroleur;
Afstemmen met aanbieders van transfers, excursies en speciale passagiersdiensten op luchthavens;
Uitbetalen van medewerkersbonussen;
Bijhouden van parkeerplaatsgebruik;
Verifiëren van gasten die ontbijten;
Reserveren van de bar-, restaurant- en spadiensten van het hotel;
Bewaren van de rekening van de klant;
Bijhouden van housekeepingvoorkeuren van aankomende gasten;
Verzamelen van informatie voor het aanmaken van een spalidmaatschap en het benutten van de voordelen daarvan;
Registreren van klantlidmaatschappen;
Bijhouden van de dagafsluiting;
Bijhouden van verloren en gevonden voorwerpen;
Opstellen van incidentrapporten;
Informeren van het hoofdkantoor.

Voor het vaststellen, uitoefenen en beschermen van een recht, wanneer verwerking noodzakelijk is voor gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke en voor de uitvoering van het ondernemingsbeleid, met name:

Opnemen van klanten in een loyaliteitsprogramma om punten te verzamelen op basis van de frequentie van hun verblijf;
Verzamelen van klantvoorkeuren;
Verzamelen van klantinformatie om de voordelen van spatherapie te maximaliseren;
Registreren van lidmaatschap en spareserveringen in het systeem;
Bijhouden van het verwijderen uit het hotel van beschadigde voorwerpen of geschenken van gasten;
Bijhouden van voertuigen die de parkeerplaats binnenrijden;
Bewaken van het hotel met camera’s.

Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn of een redelijke termijn totdat het verwerkingsdoel vervalt, en in ieder geval gedurende de wettelijke verjaringstermijnen.

4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Voor de nakoming van wettelijke verplichtingen en contractuele vereisten, onder andere op grond van de Wet inzake identiteitsmelding, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan het Directoraat-generaal voor Veiligheid, hotels van de Onderneming in Turkije en het buitenland, en de betreffende leveranciers en zakenpartners van de Onderneming.

4.1. Doorgifte aan derden in Turkije

Ter nakoming van wettelijke verplichtingen uit de Wet inzake identiteitsmelding en toepasselijke wetten, verordeningen en bekendmakingen, met name:

Indienen van identiteitsmeldingen van klanten.

Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst, met name:

Versturen van prijsopgaven;
Versturen van reserveringsbevestigingen;
Sluiten van overeenkomsten met reisbureaus;
Onderling controleren van klantnamen;
Versturen van kaartautorisatiegegevens;
Laten ondertekenen van een evenementenovereenkomst door de klant;
Reserveren van restaurants op verzoek van de klant;
Bewaren van de rekening van de klant.

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke en voor de uitvoering van het ondernemingsbeleid, met name:

Mogelijk maken van puntensparen en voordelen bij hotels van de Onderneming in Turkije;
Bieden van betere service door het bekijken van klantgegevens bij hotels van de Onderneming in Turkije;
Reserveren van transfers op verzoek van de klant;
Reserveren van excursies op verzoek van de klant;
Afstemmen met aanbieders van excursies, transfers en speciale passagiersdiensten op luchthavens;
Bijhouden van parkeerplaatsgebruik;
Bijhouden van het verwijderen van beschadigde voorwerpen uit het hotel.

4.2. Doorgifte aan derden in het buitenland

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan groepsmaatschappijen in het buitenland voor:

Mogelijk maken van puntensparen en voordelen bij hotels van de Onderneming in het buitenland;
Bieden van betere service door het bekijken van klantgegevens bij hotels van de Onderneming in Turkije;
Rapporteren van incidenten;
Doorgeven van dagelijkse informatie over gasten die in het hotel verblijven.

5. Waarborgen van de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens

Overeenkomstig artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens neemt de Onderneming alle noodzakelijke technische en administratieve maatregelen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen, onrechtmatige verwerking en onrechtmatige toegang te voorkomen en de verwerkte gegevens te beschermen.

5.1. Technische maatregelen voor rechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige toegang

Onverminderd de toepasselijke verplichtingen heeft ons hotel de volgende maatregelen genomen:

(1) Personen informeren over de verzameling en het gebruik van hun gegevens, onder meer via de wereldwijde privacyverklaring;

(2) Gegevens uitsluitend gebruiken voor geldige zakelijke doeleinden;

(3) Personen, binnen de toepasselijke wetgeving, de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien, te corrigeren, bij te werken, te onderdrukken, te beperken of te verwijderen;

(4) Alle dienstverleners met wie gegevens worden gedeeld verplichten de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan te beschermen;

(5) Technische en organisatorische maatregelen nemen om te voorkomen dat onbevoegden binnen de organisatie persoonsgegevens onrechtmatig inzien, verkrijgen, gebruiken, bekendmaken, verliezen of wijzigen.

Bij verdere vragen als betrokkene of een verzoek tot wijziging van uw persoonsgegevens, zoals verwijdering of bijwerking, kunt u mailen naar [email protected].

Het KVKK-aanvraagformulier vindt u hier: Aanvraagformulier bescherming persoonsgegevens (Turks)

5.2. Administratieve maatregelen voor rechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige toegang

Opleiden van medewerkers en vergroten van hun bewustzijn van de Wet bescherming persoonsgegevens;
Opnemen van bepalingen in overeenkomsten met ontvangers van persoonsgegevens die hen verplichten de gegevensbeveiliging te waarborgen;
Vaststellen van vereisten voor naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en opstellen van intern beleid voor de uitvoering daarvan.

5.3. Maatregelen bij onrechtmatige bekendmaking van persoonsgegevens

Wanneer verwerkte persoonsgegevens onrechtmatig door anderen worden verkregen, stelt de Onderneming de betrokkene en de Turkse Raad voor de Bescherming van Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk op de hoogte.

6. Verwijdering, vernietiging en anonimisering van persoonsgegevens

Op grond van artikel 7 van de Wet bescherming persoonsgegevens verwijdert, vernietigt of anonimiseert de Onderneming rechtmatig verwerkte persoonsgegevens op eigen initiatief of op verzoek van de betrokkene wanneer de redenen voor verwerking niet langer bestaan.

De betreffende procedures en beginselen worden uitgevoerd overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens en de daarop gebaseerde uitvoeringsregelgeving.

6.1. Methoden voor verwijdering en vernietiging van persoonsgegevens

Persoonsgegevens die volgens de procedures van de Onderneming worden verzameld, worden door een specialist veilig vernietigd/verwijderd.

6.2. Methoden voor anonimisering van persoonsgegevens

Hieronder wordt verstaan dat persoonsgegevens door versleuteling zodanig worden gemaakt dat zij onder geen enkele omstandigheid, ook niet door koppeling aan andere gegevens, aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld.

7. Rechten van de klant

Op grond van artikel 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens kunt u de Onderneming met betrekking tot uw persoonsgegevens verzoeken om:

Te vernemen of uw persoonsgegevens worden verwerkt;
Informatie te ontvangen indien uw gegevens zijn verwerkt;
Het verwerkingsdoel te vernemen en of de gegevens overeenkomstig dat doel worden gebruikt;
Te vernemen aan welke derden in Turkije of het buitenland gegevens worden doorgegeven;
Onvolledige of onjuiste verwerking te corrigeren en de correctie mee te delen aan derden die de gegevens hebben ontvangen;
Gegevens te verwijderen, vernietigen of anonimiseren wanneer de redenen voor verwerking vervallen en dit mee te delen aan derden die de gegevens hebben ontvangen;
Bezwaar te maken tegen een voor u nadelige uitkomst van uitsluitend geautomatiseerde analyse van uw gegevens;
Vergoeding te ontvangen voor schade als gevolg van onrechtmatige verwerking.

De Onderneming behandelt uw verzoeken op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens via het “Aanvraagformulier voor betrokkenen”. Overeenkomstig artikel 13 worden verzoeken afhankelijk van hun aard kosteloos en uiterlijk binnen 30 (dertig) dagen afgehandeld. Bij afwijzing worden de redenen schriftelijk of elektronisch aan u meegedeeld.

De Onderneming kan deze informatie indien nodig herzien. U wordt over een dergelijke herziening geïnformeerd.

Beleid bijgewerkt: 22 juli 2025